Compliance: como adequar suas campanhas de incentivo?

Compliance é um conjunto de regras adotadas por uma empresa para garantir que ela esteja em conformidade com as normas e leis vigentes. 

No Marketing de Incentivo, ela rege todas as obrigações éticas e legais que a empresa deve adotar em uma ação de incentivos. 

Neste artigo, veremos como o Compliance deve ser aplicado numa campanha de incentivo e as principais particularidades que devem ser observadas na sua gestão para que sua empresa economize no pagamento de impostos. Confira! 

O que é Compliance? 

Compliance é um conjunto de regras voltadas aos colaboradores e terceiros para garantir que a operação de empresa esteja em conformidade às normas legais. 

Segundo dados da AMPRO, as empresas podem aumentar 15% do seu faturamento por meio das ações de incentivo. Além disso, aderir ao pagamento de recompensas no formato de prêmios de incentivo ainda pode significar pagar menos impostos. 

Para isso, é essencial levar o programa de Compliance da empresa em consideração na hora de estruturar programas e campanhas de incentivo. 

Compliance nas empresas é obrigatório?

Não, o Compliance nas empresas não é obrigatório. Mas, com a implementação da Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/13), os programas de Compliance se tornaram uma prioridade fundamental. 

Isso porque o art. 6º da lei diz que a empresa será responsabilizada administrativamente em dois aspectos: 

"I - multa, no valor de 0,1% (um décimo por cento) a 20% (vinte por cento) do faturamento bruto do último exercício anterior ao da instauração do processo administrativo [...]; e II - publicação extraordinária da decisão condenatória." 

Ou seja, além de a empresa pagar uma multa altíssima, ainda deverá comunicar que foi punida por má conduta administrativa, tudo isso por não ter um programa de Compliance instituído na organização. 

Qual é a norma que rege as campanhas de incentivo? 

A norma que rege as campanhas de incentivo é a Consolidação das Leis do Trabalho, também conhecida como CLT. 

Até 2017, a lei reconhecia como parte do salário o pagamento de qualquer adicional ou gratificação ligados à atividade profissional. 

Após a reforma trabalhista, alguns incisos foram inseridos no art. 457, que fala sobre premiações concedidas em reconhecimento a desempenho acima da média por parte de colaboradores. 

Os novos trechos permitem o pagamento de remuneração denominada “prêmio”, em dinheiro ou outros formatos, sem incidência de qualquer encargo trabalhista ou previdenciário. 

Além disso, determinam que, para que esteja em conformidade com a legislação, o pagamento desses prêmios de incentivo: 

1. Deve estar vinculado ao desempenho do funcionário; 

2. Precisa ser uma decisão voluntária do empregador; 

3. Não deve ser uma substituição ao salário. 

Veja os incisos na íntegra: 

"§ 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário." 

[...] 

"§ 4º Consideram-se prêmios as liberalidades concedidas pelo empregador em forma de bens, serviços ou valor em dinheiro a empregado ou a grupo de empregados, em razão de desempenho superior ao ordinariamente esperado no exercício de suas atividades." 

Compliance para prêmios de incentivo a terceiros 

Ao contrário do que algumas pessoas podem pensar, premiar terceiros não gera nenhum tipo de vínculo empregatício ou obrigação trabalhista para a empresa pagadora. 

Ainda que, por qualquer outro motivo, um terceiro busque reconhecimento legal como funcionário de uma empresa, os valores referentes a prêmios não serão considerados parte da remuneração. Logo, não haverá incidência de impostos sobre eles. 

Isso porque, ainda que o tribunal o reconheça como colaborador, valerá para ele a mesma legislação que já comentamos acima. 

Ou seja, desde que estejam diretamente vinculados a uma meta preestabelecida e ao desempenho do profissional, toda e qualquer recompensa recebida em forma de prêmio ficará de fora desse cálculo. 

Por isso, essa não precisa ser uma preocupação para as empresas: a premiação de incentivo é uma ótima opção para reconhecer e motivar terceirizados e parceiros externos com tranquilidade e respaldo jurídico. 

Como implementar o Compliance em uma campanha de incentivo? 

Em primeiro lugar, escolha uma forma de pagamento de incentivo em que haja rastreabilidade das transações realizadas. Com isso, você consegue colher todos os dados necessários para a auditoria interna e externa. 

Outra estratégia de Compliance é não solicitar dados sensíveis no cadastro dos participantes. Para estar de acordo com a LGPD, o ideal é solicitar poucos dados e não sensíveis, como nome, e-mail e/ou telefone dos participantes da campanha. 

Além disso, certifique-se de realizar o pagamento em lotes nomeados durante a distribuição dos prêmios. Dessa forma, é possível identificar exatamente a origem daquele pagamento, comprovando o seu vínculo com uma campanha de incentivo e facilitando novamente o trabalho de auditoria. 

Qual a relação entre Compliance e LGPD? 

Em resumo, a LGPD estabelece diretrizes sobre a coleta, processamento, armazenamento e utilização de dados pessoais por parte das organizações, seja de consumidores, colaboradores, fornecedores ou outros profissionais relacionados à empresa. 

Como resultado, a LGPD e os programas de Compliance são interligados, uma vez que as diretrizes dos programas de Compliance também devem estar alinhadas às regras da LGPD, assim como da Lei Anticorrupção. 

Qual a diferença entre Compliance e auditoria interna?

Como vimos, o Compliance se refere ao conjunto de procedimentos que garantem que uma empresa opere de acordo com as leis.  

Por outro lado, a auditoria interna é um processo independente, que tem como objetivo avaliar os processos internos para identificar deficiências, áreas de melhoria e possíveis fraudes. 

Resumindo, enquanto o Compliance se concentra em garantir que as regras sejam seguidas, a auditoria interna verifica se as regras estão sendo seguidas e identifica pontos de melhoria. 

Prêmio ou bônus: como pagar menos impostos 

Tanto os prêmios como os bônus estão ligados a metas predefinidas: são pagos com base em políticas de premiação e bonificação estabelecidas pela empresa, seguindo a lógica de "alcançou, ganhou".  

De acordo com a CLT, o prêmio é uma recompensa oferecida pelo empregador, seja em forma de bens, serviços ou valor em dinheiro, em reconhecimento ao desempenho acima da média de um colaborador. 

Embora seja concedido pela empresa, o prêmio não faz parte do salário, sendo recomendado seu pagamento esporádico para preservar sua natureza de premiação. 

Mesmo assim, vale ressaltar que já existem diversos casos em que os tribunais reconhecem essa natureza mesmo para pagamentos recorrentes. 

Ao contrário dos prêmios, os bônus costumam ser pagos regularmente e como parte do salário. 

Resumindo, se a empresa busca reduzir os impostos, os pagamentos no formato de prêmios de incentivo são mais vantajosos. Já se a empresa adota uma política de remuneração adicional permanente, é mais adequado conceder bônus, arcando com os tributos correspondentes. 

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Ao longo deste artigo, ficou evidente a importância do Compliance para as empresas, tanto para evitar multas quanto para preservar a imagem da organização perante o mercado. 

O mais importante para instituir um programa de Compliance nas campanhas de incentivo é escolher uma empresa parceira que conte com um bom rastreamento de dados, fácil acesso ao histórico das suas campanhas e distribuição dos prêmios. 

Isso vai simplificar - e muito - a auditoria das ações de incentivo e garantir que sua empresa comprove o cumprimento de todas as legislações vigentes. 

Para isso, você pode contar com a Cashin, um ecossistema de incentivos que entrega campanhas em apenas 5 passos, do planejamento ao pagamento de premiações. 

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