No varejo, onde cada minuto impacta diretamente a experiência do cliente, automatizar tarefas deixou de ser uma tendência para se tornar uma necessidade estratégica. 

De acordo com o relatório CX Trends 2023 da Zendesk, grande parte do tempo dos colaboradores é consumida com tarefas repetitivas, muitas das quais poderiam ser automatizadas. No entanto, processos financeiros demorados e manuais, comuns em lojas físicas, dificultam esse objetivo. 

Neste artigo, vamos te mostrar como automatizar tarefas financeiras no varejo pode revolucionar a rotina da sua loja.

 

O que é automatização de tarefas financeiras?

A automatização de tarefas financeiras envolve o uso de ferramentas para executar, sem interferência humana, tarefas de rotina repetitivas e que, portanto, não exigem pensamento estratégico. 

No geral, a lista de tarefas financeiras que você pode automatizar inclui:

  • Emissão de notas fiscais e boletos (inclusive, é possível programar o envio automático aos clientes e responsáveis);
  • Conciliação financeira (tanto a bancária quanto a de cartões);
  • Geração de relatórios de fluxo de caixa;
  • Previsão de receitas e custos;
  • Controle de contas a pagar e a receber.

O processo de automatizar tarefas funciona a partir da integração de ferramentas de automação de processos financeiros (que ensinamos como escolher mais adiante) aos sistemas do comércio.

A ideia é conectar as plataformas para facilitar a troca de informações e, assim, permitir analisar os dados e executar as atividades com mais precisão.

Pronto, ficou fácil de entender o que é a automatização de tarefas financeiras e o que pode ser otimizado com essa estratégia? Agora, que tal conferir os principais benefícios da prática? É só conferir a lista que apresentamos no próximo tópico!

 

Quais os benefícios de automatizar tarefas financeiras? Vale mesmo a pena?

Em um setor onde o volume de atividades operacionais é alto — com conciliação de pagamentos, emissão de notas fiscais e controle de fluxo de caixa — a automatizar tarefas pode transformar completamente a rotina da equipe e os resultados do negócio.

Mas será que realmente vale a pena implementar essas soluções? A seguir, mostramos os principais benefícios da automação financeira! 

 

1. Reduz os erros manuais

Sabe quando você, ao inserir o valor de uma conta no sistema, sem querer, coloca um dos números errados? É justamente esse problema que a automatizar as tarefas pode evitar.

O motivo é que as plataformas de automação não se distraem ou confundem os números. Elas apenas seguem a sua programação, o que reduz a probabilidade de erros.

 

2. Economiza tempo

As equipes financeiras não precisam gastar horas valiosas na emissão de notas fiscais, no controle de contas ou com o retrabalho (no caso de tarefas com erros que precisam de correção).

No lugar, podem se concentrar em tarefas de maior valor estratégico, como na criação de planejamento orçamentário para o próximo período.

 

3. Aumenta a produtividade

O aumento da produtividade com a automação das tarefas financeiras acontece por causa dos benefícios anteriores.

A redução dos erros aumenta a eficiência operacional, a economia de tempo permite que a equipe produza mais com menos esforço. Tudo isso permite a criação de processos mais precisos e, portanto, mais ágeis.

 

Como automatizar tarefas financeiras no varejo?

O primeiro passo para automatizar as tarefas financeiras no varejo é avaliar o que o negócio precisa otimizar. Para entender melhor, analise a situação atual e identifique suas necessidades, como agilizar a emissão de notas fiscais ou melhorar o controle de contas.

Em seguida, é necessário implementar a ferramenta e garantir a sua integração com os sistemas internos (como o ponto de venda e o de gestão de estoque).

Os próximos passos são implementar o software, treinar a equipe para que sejam capazes de usá-lo e monitorar os resultados. 

 

Como escolher as melhores ferramentas de automação de processos financeiros para o varejo?

Escolher uma boa ferramenta de automação de processos financeiros não envolve nenhuma técnica secreta. Na verdade, você só precisa listar todas as opções disponíveis e descobrir quais delas é:

  • Robusta;
  • Escalável;
  • Oferece possibilidades de integração com outros sistemas (como ponto de venda) e adquirentes;
  • Fácil de usar;
  • Responsiva (permite o acesso online de diferentes dispositivos);
  • Tem todos os recursos necessários para uma boa gestão financeira (como análise de dados).

A sua escolha deve ser a que cumpre todos estes requisitos e, é claro, tem um bom custo-benefício para não pesar no orçamento.

Ao longo deste artigo você percebeu como automatizar tarefas financeiras é um processo fácil e vantajoso, concorda? Agora, o seu trabalho é colocar todas as dicas que aprendeu neste conteúdo em prática e transformar a realidade do seu negócio!

Este artigo foi escrito pela F360, plataforma de gestão financeira para lojas e franquias, que torna o gerenciamento desses negócios muito mais eficiente, seguro, fácil e dinâmico.